2. Для оперативного розгляду пропозицій, заяв і скарг до прийому громадян можуть залучатися спеціалісти відповідних структурних підрозділів виконкому.

3. Прийом проводиться щоденно, крім неділі та святкових днів, в приміщенні міськвиконкому (вул.Жовтнева, 36) згідно з затвердженим графіком.

4. Міський голова, перший заступник міського голови проводять особистий прийом за попереднім записом, який здійснює відповідальний працівник сектору по роботі, контролю та аналізу звернень громадян (далі сектор) відділу загальних питань міськвиконкому.

Попередній запис на прийом до міського голови, першого заступника міського голови проводиться щоденно з 9.00 до 12.00 год. в кімнаті 102. Запис пільгових категорій громадян проводиться щоденно протягом робочого дня.

5. Громадяни в усній формі особисто повідомляють відповідальному працівнику сектору прізвище, ім'я та по-батькові, місце проживання, суть пропозиції, заяви чи скарги.

Якщо громадянин звертається не особисто, а через уповноважену ним особу, то повноваження повинні бути оформлені відповідно до чинного законодавства.

6. Відповідальний працівник сектору всебічно вивчає питання, з якими громадяни мають намір звернутися на особистому прийомі до керівництва міськвиконкому, здійснює запис на прийом або надає відповідні роз'яснення стосовно шляхів подальшого вирішення порушених питань. В разі необхідності до розгляду питання залучаються заступники міського голови з виконавчих органів, керівники управлінь та відділів.

7. Запису на прийом не підлягають громадяни:

• визнані судом недієздатними за наявності такої інформації в приймальні зі звернень громадян (ст.8 Закону України «Про звернення громадян»);
• які відмовилися повідомити відповідальному працівнику сектору інформацію, зазначену в п.5 цього Порядку;
• стосовно яких прийняте рішення про припинення розгляду звернень (ст.8 Закону України "Про звернення громадян");
• які оскаржують рішення загальних зборів членів колективних підприємств, акціонерних товариств, юридичних осіб, а також рішення вищих державних органів (ст.16 Закону України "Про звернення громадян");
• звернення яких знаходяться на розгляді і остаточне рішення по них ще не прийнято.

У разі виникнення конфліктної ситуації відповідальний працівник сектору свої подальші дії погоджує з начальником відділу загальних питань, помічником міського голови чи заступником міського голови, керуючим справами виконкому.

8. На виконання Указу Президента України від 1 червня 2005 року № 900/2005 «Про першочергові заходи щодо створення сприятливих умов життєдіяльності осіб з обмеженими фізичними можливостями», доручення Прем'єр-міністра України від 9 червня 2005 року № 28645/2/1-05 організувати запис на прийом людей з інвалідністю по телефону 2-59-10 щоденно з 9.00 до 12.00 год.

9. До дня прийому сектором готуються списки осіб, які записалися на особистий прийом, картки заявників особистого прийому, добірка матеріалів, якщо заявники по цьому ж питанню зверталися в міськвиконком раніше та інша довідкова інформація, пропозиції щодо шляхів вирішення порушених питань.

10. Сектор по роботі, контролю та аналізу звернень громадян відділу загальних питань міськвиконкому забезпечує:

• позачерговий прийом інвалідів Великої Вітчизняної війни і осіб, які мають особливі заслуги перед батьківщиною, а також позачерговий прийом людей з обмеженими фізичними можливостями, інвалідів від загального захворювання, праці, дитинства;
• cвоєчасне інформування осіб, які записалися на особистий прийом, про перенесення часу чи дня прийому міського голови, першого заступника в разі їх відсутності у визначений графіком день з поважних причин.